A termelőknek és a szolgáltatóknak bizony igen komoly számonkérésre kell számítaniuk a munkájukkal kapcsolatban, ezért érdemes minden iratot megőrizniük, hiszen bármikor jöhet egy nem várt ellenőrzés. Ez azonban nem könnyű feladat egy ügyviteli szoftver nélkül,
hiszen bajos lehet a dokumentumok biztonságos megőrzése és rendszerezése a nagy mennyiség miatt. Azt ajánljuk Önnek, hogy ha még nem rendelkezik olyan programmal, ami tudna a vállalatának segítséget nyújtani ebből a szempontból, akkor nézze meg a Flexium honlapját,
hiszen itt hasznos információkat találhat az ügyviteli szoftver kapcsán. Arra fel kell készülni, hogy a rendszer kiépítése bonyolultabb esetekben sok ideig tarthat, hiszen a készítőknek alaposan fel kell térképezniük az adott cég működését, hogy megfelelő „hozzávalókkal” láthassák el a megalkotott ügyviteli szoftvert.
A bevezetés után elképzelhető, hogy még további módosításokra lesz majd szükség, azonban ezeknek az intézkedéseknek a segítségével a későbbiekben az ügyviteli szoftver könnyen használható lesz az archiválásra is.